E-factureren via UBL met behulp van InvoiceSharing
Voor het verzenden van facturen via UBL maakt Infine U&F gebruik van InvoiceSharing. Infine genereert hierbij uw factuur in PDF, maar tevens wordt er een extra xml-bestand gegenereerd. Beide bestanden worden per mail aangeboden aan InvoiceSharing, waarna InvoiceSharing vanuit het xml-bestand een UBL-factuur genereert en deze, samen met de vanuit Infine gegenereerde PDF aanbiedt aan uw klant. Wanneer uw klant zelf ook bekend is bij InvoiceSharing, kan uw klant de factuur zelfs automatisch laten boeken in zijn financiële pakket.
Als u gebruik wilt maken van e-factureren via InvoiceSharing voert u de volgende stappen uit:
- Ga in Infine Office Manager naar het scherm Beheer, Systeeminstellingen, Tabblad Uren & Facturering en controleer of de volgende velden correct zijn ingevuld:
- Bedrijfsnaam
- Bedrijfsplaats
- IBAN
- Maak een account op www.invoicesharing.com voor het verzenden van facturen vanuit Infine Uren & Facturering via UBL naar uw klanten.
- Let hierbij op de bedrijfsnaam die u invult. Deze dient exact gelijk te zijn aan de bedrijfsnaam die u heeft ingevuld in Infine Office Manager, Systeeminstellingen, Tabblad Uren & Facturering.
- Na registratie heeft u binnen InvoiceSharing één bedrijf, namelijk uw eigen kantoor.
- Neem contact op met InvoiceSharing om uw account aan te merken als een Infine-account. Hierdoor weet InvoiceSharing dat aangeboden bestanden uit Infine Software komen. U kunt hiervoor telefonisch contact opnemen, een andere mogelijkheid is dat u een e-mail stuurt naar ondersteuning@invoicesharing.com. Een voorbeeldtekst vind u onderaan deze handleiding.
- Ga naar de optie ‘Mijn Bedrijf’, ‘Bedrijfsinstellingen’ en vink de volgende opties aan:
- ‘Automatisch aanmaken van contacten’ (hierdoor worden automatisch bedrijven aangemaakt op basis van de door u verzonden facturen)
- ‘Toon geuploade bijlage in PDF export’
N.B. de optie ‘Mail factuur als PDF’ kan uit blijven staan. Vanuit Infine Uren & Facturering wordt al een PDF als bijlage mee verzonden. Middels het verzoek aan Invoicesharing (zie voorbeeldtekst onderaan deze handleiding) wordt ingesteld dat deze bijlage mee gezonden wordt aan uw klanten.
- Ga naar de optie ‘Mijn Bedrijf’, ‘Bedrijfsgegevens’, ‘Maak API Key aan’
- Ga naar de optie ‘Mijn Bedrijf’, ‘Bedrijfsgegevens’, ‘API instellingen’ en kopieer het e-mailadres wat getoond wordt bij ‘Uw upload e-mailadres’.
- Ga in Infine Office Manager naar Beheer-> Systeeminstellingen -> Koppelingen. Plaats een vink bij het onderdeel UBL, optie ‘Facturen verzenden via Invoicesharing (UBL)’ en plak het e-mailadres van de vorige stap over bij ‘E-mailadres uploadservice’
Voorbeeldtekst e-mail instellen account als Infine account
Geachte heer / mevrouw,
Wij zijn gebruiker van het pakket Infine Uren & Facturering en willen graag gebruik maken van de UBL-koppeling via InvoiceSharing. Wilt u daarom ons kantoor met naam [NAAM KANTOOR] en KvK-nummer [KVK-NUMMER] valideren en aanmerken als gebruiker van Infine Uren & Facturering? Bij het verzenden van de UBL-facturen aan onze klanten willen graag dat de door ons meegestuurde PDF-factuur als bijlage mee verzonden wordt aan onze klant.
In afwachting van uw reactie,