Let op! Als u relaties wilt archiveren of verwijderen dient u minimaal gebruik te maken van versie 4.1.1 (build 104) van Infine Office Manager. De laatste versie van Infine Office Manager kunt u verkrijgen via de downloads.
Relaties archiveren
Relaties kunnen niet direct verwijderd worden. Relaties dienen eerst gearchiveerd te worden, dit kan door iedere medewerker gedaan worden. Vervolgens kan de beheerder de betreffende relaties verwijderen of terugzetten. Archiveren is niet mogelijk als:
- Urenstaatregels nog niet gefactureerd zijn.
- Termijnen van een prijsafspraak nog niet gefactureerd zijn.
- De relatie is ingesteld als factuurdebiteur bij een andere relatie.
- Er nog een koppeling met een portal is (Pinkweb / Creaim / Yob)
Indien hieraan voldaan is kan de relatie gearchiveerd worden. Hierbij worden de volgende gegevens wel gearchiveerd:
- Contactpersonen (niet de Persoonsgegevens)
- Notities
- Koppelingen met andere relaties
- Contracten
- Klantactiviteiten
De volgende gegevens worden niet gearchiveerd:
- Taken
- Afspraken
- Rapporten
Het gevolg van het archiveren van een relatie is dat deze relatie niet meer zichtbaar is in het overzicht van relaties en in dropdown-lijsten (zoals bij het invoeren van een urenstaat).
U kunt uw relatie archiveren vanuit het tabblad Relaties. Selecteer de relatie(s) die u wilt archiveren, klik op de knop Archiveren en bevestig uw keuze.
Relatie verwijderen of terugzetten
De beheerder kan via het menu Beheer / Gearchiveerde relaties een lijst opvragen met alle gearchiveerde relaties.
Hier vindt u de mogelijkheid om de relaties te verwijderen of terug te zetten. Terugzetten heeft tot gevolg dat alle gearchiveerde gegevens van de relatie hersteld worden. De relatie is dan weer zichtbaar in de lijst met relaties met alle gegevens die er waren voor het archiveren. Het terugzetten van een relatie gaat via de knop Terugzetten.
U kunt er ook voor kiezen de relatie te verwijderen. Als een relatie verwijderd wordt, worden de volgende gegevens van die relatie ook verwijderd:
- Taken
- Afspraken
- Berichten
- Klantactiviteiten
- Verwijzingen naar Rapporten (de bestanden zelf worden niet verwijderd)
- Verwijzingen naar Dossierstukken (de bestanden zelf worden niet verwijderd)
- SBR-Rapporten (die aangemaakt zijn via Infine SBR, niet de SBR-rapporten in Visionplanner)
Bij verwijderen van gegevens worden alle tekstvelden van de records in de database leeggemaakt of overschreven met 'verwijderd'. Dit om te voorkomen dat er relatiegegevens of persoonsgegevens in de database achter blijven. In het geval van het verwijderen van relaties worden tevens de urenstaatregels en facturen geanonimiseerd. De aantallen uren en bedragen blijven wel in de database bestaan zodat het resultaat van overzichten en analyses niet verandert. Dit alles heeft tot gevolg dat:
- Overal waar een verwijderde relatie toch nog gekoppeld is, deze getoond wordt met naam 'Verwijderd' en nummer 'Verwijderd(<lang willekeurig nummer>)'
- De facturen nog wel in de factuurhistorie staan, maar alle tekstuele gegevens ervan zijn verwijderd.
U kunt een relatie verwijderen via de knop Verwijderen. U krijgt dan een melding waarin aangegeven wordt welke gegevens verwijderd zullen worden.
LET OP! Indien u er voor kiest een relatie te verwijderen dan kan dit NIET meer ongedaan gemaakt worden. Wees dus zeker van uw zaak als u een relatie gaat verwijderen.
