SharePoint maakt het mogelijk om documenten en informatie te delen en te bewerken met collega's, ongeacht hun fysieke locatie. Bestanden kunnen worden gesynchroniseerd met de lokale computer, zodat gebruikers toegang hebben tot hun bestanden via OneDrive in de Verkenner.
Deze map met documenten wordt over het algemeen achter het gebruikersprofiel geplaatst.
Gevolg is dat de bestandslocatie van rapporten niet steeds hetzelfde is:
Bijvoorbeeld C:\Users\Jordy\Documenten\Sharepoint\.. Jaarrekening.xls
Bij een collega: C:\Users\Marco\Documenten\Sharepoint\.. Jaarrekening.xls
Zonder aanpassing zou een bestand van 'Jordy' niet openen op het systeem van 'Marco'.
Door een sleutel op te nemen in het configuratiebestand, kan Infine zo’n pad herkennen en een deel van het bestandspad vervangen door de variable %USERPROFILE%.
Als gebruiker zie je dit niet, maar op de achtergrond wordt in de database dit zo weggeschreven.
Voor Infine Office Manager gaat het om de volgende sleutel:
<add key="storeGenericReportLocation" value="true" />
Het beste is om deze sleutel te plaatsen in 'custom.config' in de installatiemap van Office Manager. Open dit bestand met Kladblok:
Infine Jaarrekening bewaart bestandslocaties voor ‘Afdrukken naar PDF’.
Hiervoor is een configuratiesleutel beschikbaar:
<add key="useUserProfileFilePath" value="true" />
De bestandslocatie wordt dan opgeslagen met de variabele (%USERPROFILE%), zonder dat dit zichtbaar is voor de gebruiker.
Het beste is om deze sleutel te plaatsen in 'custom.config' in de installatiemap van Infine Jaarrekening.
Er is ook voor Infine Samensteldossier een aanvullende sleutel nodig voor het gebruik van een variabele opslaglocatie voor dossierstukken:
<add key="useUserProfileFilePath" value="true"/>
Het beste is om deze sleutel te plaatsen in 'custom.config' in de installatiemap van Samensteldossier.
Als dit is ingericht, is het handig om alle verwijzingen naar de rapporten inééns aan te passen in de database.
Dit kan d.m.v. een export naar Excel en 'zoeken en vervangen'. Vervolgens importeer je dit bestand weer in Office Manager.
Zie hiervoor ons artikel Hoe kan ik alle rapportlocaties inééns wijzigen?
Sharepoint of Onedrive is niet geschikt om de database (van Infine Office Manager) te delen met meerdere werkplekken. Door bestandssynchronisatie ontstaat al snel verlies van data.